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Bibliothèque partenaire

Fondations de notre partenariat

Cette fiche explique concrètement comment Amana Trips et son DMC partenaire travaillent ensemble : qui fait quoi, quel outil utiliser, quand une demande devient officielle, comment suivre un dossier et comment garder une collaboration simple, claire et traçable.

Important : cette fiche est un guide opérationnel. Elle ne remplace pas le contrat signé, les bons de commande, les documents officiels ni les instructions écrites d’Amana Trips. Elle sert à éviter les malentendus et à faciliter le travail quotidien.
Clarté Chaque demande doit être compréhensible, référencée et exploitable.
Traçabilité Les décisions importantes doivent rester confirmées par écrit.
Réactivité Les disponibilités, blocages et urgences doivent être signalés rapidement.
Esprit solution Lorsqu’un problème apparaît, une alternative claire est toujours préférable.
Méthode de travail

1. Le principe simple

1

Amana Trips garde la relation client, la construction du voyage, la validation commerciale et l’émission des bons de commande.

2

Le DMC partenaire apporte son expertise locale : disponibilités, prix, faisabilité, contraintes terrain, coordination et exécution des prestations confirmées.

3

La collaboration fonctionne quand chaque information a un canal clair : le portail explique, Excel suit, l’email officialise et WhatsApp accélère.

Au quotidien

2. Comment travailler avec Amana Trips

Quand Amana envoie une demande : le DMC répond avec les disponibilités, les prix, les conditions locales et les points d’attention utiles.
Quand une information manque : le DMC évite les suppositions et demande une clarification avant de confirmer une prestation.
Quand une prestation n’est pas disponible : le DMC le signale clairement et propose, si possible, une alternative réaliste.
Quand un changement apparaît : prix, horaire, disponibilité, guide, véhicule, hébergement ou activité doivent être communiqués rapidement à Amana Trips.
Quand une décision engage le dossier : elle doit être confirmée par email, surtout si elle concerne une PO, une facture, une annulation, un changement de prix ou un incident important.
Rôles & responsabilités

3. Qui fait quoi ?

Amana Trips : qualifie le projet client et prépare une demande claire au DMC.
Amana Trips : prépare le devis client, valide les conditions commerciales et décide si une commande doit être envoyée.
Amana Trips : émet le bon de commande, vérifie les factures, prépare les paiements et assure le suivi du dossier.
DMC partenaire : confirme les disponibilités, tarifs, conditions locales et contraintes pratiques.
DMC partenaire : coordonne l’exécution locale des prestations confirmées.
DMC partenaire : informe Amana Trips en cas de risque, retard, impossibilité, incident ou modification nécessaire.
Validation

4. Quand une prestation est-elle confirmée ?

1

Une demande de disponibilité ne vaut pas commande. Elle sert uniquement à vérifier si une prestation est possible, à quel prix et à quelles conditions.

2

Une réponse positive du DMC permet à Amana Trips d’avancer dans son devis client, mais elle ne crée pas encore d’engagement définitif.

3

L’engagement formel commence avec le bon de commande envoyé par Amana Trips au DMC.

4

Une modification après PO doit être confirmée par écrit. Aucune modification importante ne doit être appliquée silencieusement.

Scénario concret

5. Exemple d’un dossier bien suivi

1. Demande Amana Trips envoie au DMC une demande avec référence client, dates, nombre de voyageurs, gamme et prestations.
2. Réponse DMC Le DMC confirme les disponibilités, conditions, prix ou alternatives possibles.
3. Devis client Amana Trips prépare le devis client sur base des informations confirmées.
4. Client accepte Si le client valide, Amana Trips prépare le bon de commande.
5. PO envoyé Le DMC reçoit le bon de commande par email et confirme sa bonne réception.
6. Exécution Le DMC coordonne les prestations sur place et signale tout changement utile.
7. Facture Le DMC transmet sa facture avec la référence client ou la référence PO.
8. Paiement Amana Trips vérifie la facture, prépare le paiement et met à jour le suivi.
Parcours opérationnel

6. Les 5 étapes du suivi DMC

1

Demande de disponibilité

Vérifier si les prestations sont disponibles, à quelles conditions et avec quels points d’attention.

2

Devis client

Amana Trips utilise les informations DMC pour construire ou finaliser la proposition client.

3

Bon de commande

Le PO formalise l’engagement entre Amana Trips et le DMC pour les prestations confirmées.

4

Facture prestataire

La facture est envoyée par email et doit correspondre au bon de commande ou aux conditions validées.

5

Paiement DMC

Le paiement est préparé après vérification de la facture et suivi dans le tableau de coordination.

Canaux

7. Quel canal utiliser ?

Email : disponibilités, confirmations officielles, PO, factures, paiements, modifications importantes, incidents documentés.
WhatsApp : urgence terrain, coordination rapide, rappel court, groupe opérationnel voyage ou suivi immédiat.
Portail : règles de collaboration, documents utiles, explications, accès au tableau de coordination et informations de référence.
Excel DMC : suivi vivant des demandes, statuts, références PO, factures, paiements et commentaires opérationnels.
À faire / À éviter

8. Les bons réflexes

À faire : mentionner la référence client dans les échanges importants.
À faire : répondre clairement sur les disponibilités, prix et conditions.
À faire : confirmer par email toute décision engageante.
À faire : signaler rapidement les risques, retards ou changements.
À éviter : considérer une disponibilité comme une commande confirmée.
À éviter : modifier une prestation sans validation écrite.
À éviter : envoyer une facture sans référence client ou PO.
À éviter : utiliser WhatsApp comme archive officielle.
Délais & escalade

9. Quand prévenir Amana Trips rapidement ?

Si une prestation devient indisponible après confirmation ou risque de changer.
Si un prix, une condition, un horaire, un guide, un véhicule ou un hébergement doit être modifié.
Si le DMC ne peut pas respecter une prestation prévue dans le bon de commande.
Si un incident terrain, une réclamation client ou une situation de sécurité apparaît.
Si une facture ne correspond pas au bon de commande ou aux conditions validées.
Références

10. Les références à respecter

Référence client : format type AT-YYYY-####. Elle relie les emails, Excel, les PO et les factures.
Bon de commande : format type PO-AT-YYYY-####-0001. Il formalise la commande envoyée au DMC.
Facture prestataire : elle doit mentionner la référence client ou la référence PO pour être vérifiée rapidement.
Trace écrite : toute décision importante doit pouvoir être retrouvée dans un email, un document ou un suivi clair.
Notre règle commune

Une bonne collaboration repose sur trois réflexes : clarifier avant d’engager, confirmer par écrit ce qui est important, et prévenir rapidement lorsqu’un changement peut impacter le voyageur ou le dossier.

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